Digitalizacion | JB System

DIGITALIZACIÓN

SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL AVANZADA

Los Servicios de digitalización documental avanzada son proyectos que permiten a las empresas obtener información específica de sus operaciones en cuestión de segundos, por medio de la obtención y el tratamiento de datos e información de fuentes tanto físicas (Actas, documentos oficiales, estados bancarios, fotografías, etc.) como digitales (Documentos PDF, documentos de office, etc.).

Gestión documental

La gestión documental o gestión de documentos son todas aquellas normas prácticas y técnicas usadas para la administración, eliminación y conservación de todo tipo de documentos de forma física o digital, en pos de servir a los intereses de las personas y organizaciones.

¿Tus datos críticos están atrapados en documentos físicos y digitales?

Desbloqueemos el valor de la información con la solución de digitalización con reconocimiento inteligente (OCR)

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Clasificación:

Cuando se sabe qué tipo de documento es, se puede definir qué hacer y esperar de cada categoría, por ejemplo, se le pueden asignar las reglas y particularidades que le corresponden y almacenarse en el lugar indicado. No es el mismo valor ni tratamiento el que tiene un Contrato que un Comunicado empresarial.

Metadatos:

Los Metadatos o Atributos es la información vital y de gran valor que se encuentra alojada en el documento, según las necesidades de cada organización. Estos campos relevantes se definen según el tipo documental. Por ejemplo, los metadatos de todas las Órdenes de compra podrían ser: Persona emisora, Fecha de pago, Concepto, Monto de pago.

Búsquedas avanzadas:

Encontrar los datos necesarios para las actividades laborales puede consumir hasta una cuarta parte del día laboral de su equipo. Si se piensa en archivo físico, solicitar, encontrar y recibir documentos puede ser un proceso de días. Los datos deben poderse encontrar al momento por nombre, tipo documental o los metadatos que éste contiene.

Contextualización:

Que la información tenga las conexiones correctas agiliza el trabajo y da más visibilidad. Tener expedientes 360° de sus clientes, proveedores o hasta de los procesos a los que están sujetos, como alta de servicio, marca una verdadera diferencia en el valor que puede otorgar y la eficiencia con que lo hace.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Captura o ingreso de información:

Ingreso de los documentos de forma manual o automatizada a la solución desde el origen digital o físico que tengan.

Procesamiento de imagen:

Optimización de la imagen del documento al remover manchas, marcas de agua y otros desperfectos que éste pudiese tener que afectaran la visibilidad del contenido que contiene.

Clasificación:

Los documentos se envían a carpetas especiales, se analiza qué es lo que contiene y se lleva a cabo una clasificación correcta según los requerimientos establecidos.

Entrega:

Los documentos clasificados y con sus metadatos asociados son entregados al sistema que se defina, como ERP, ECM,CRM o bases de datos .

Validación:

Si no se cumple con el porcentaje de certidumbre deseado, el documento pasa a revisión de un operador en donde corrobora o corrige los detalles del OCR. Menos de un 5% de los documentos procesados pasan por esta etapa.

Extracción de metadatos:

Los metadatos elegidos en el tipo documental son encontrados y extraídos de forma automática en cada archivo, con los parámetros y formatos elegidos.

ALGUNAS VENTAJAS